EU-DSGVO-KONFORM
Gerade auch vor dem Hintergrund der Europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO ist es wichtig, die personenbezogenen Daten sauber zu verwalten. Denn im Ernstfall müssen Sie nachweisen, was Sie wann mit wem kommuniziert haben. Auch dem Begehren der Löschung müssen Sie nachkommen. Das funktioniert aber nur, wenn Sie auch Herr*in über Ihre Daten sind. Und sollten Sie einmal nicht mehr mit PressFile arbeiten wollen, können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren und mit einer anderen Lösung weiterverwenden.
PressFile ist nicht nur der wohl einfachsten PR-Lösungen der Welt. Mit dieser PR-Software sind Sie auf die EU-DSGVO gut vorbereitet:
- alle Mitarbeiter arbeiten mit einer zentralen und cloudbasierten Datenbank, standortübergreifend am Arbeitsplatz, unterwegs oder im Home-Office
- PressFile arbeitet nach dem „Named User“-Prinzip: Damit ist jederzeit transparent nachvollziehbar, was welcher Mitarbeiter wann mit wem kommuniziert hat
- Änderungen an Presseverteilern oder die Löschung einzelner Adressaten erfolgen zentral und gelten damit sofort für alle User. All diese Maßnahmen können in der Kontakthistorie und über die Vergabe von Schlüsseln im Sinne der EU-DSGVO dokumentiert werden – das gilt auch für erteilte „Einwilligungserklärungen“.
- der Zugriff auf gelöschte Kontakte ist auch im Backup bis zur Löschung gesperrt (Sperrung auf Zugriff)
- es erfolgt kein Tracking von personalisierten E-Mails an Pressevertreter
- Logging aller Mail-Versände
Wir gehen davon aus, dass die Kommunikation in der Medienarbeit im Regelfall dem „berechtigten Interesse“ im Sinne der EU-DSGVO unterliegt. Dieses wird beispielsweise belegt durch
- die Dokumentation von Clippings, die im Clipping-Management von PressFile den jeweiligen Redakteuren zugeordnet werden
- den Einsatz von dezidierten und zielgruppenscharfen Presseverteilern. Diese können mit PressFile bei Bedarf mit anderen kombiniert werden. Massenverteiler gehören damit der Vergangenheit an.
PressFile wird bei dem Business-Anbieter Hetzner gehostet. Alle Hetzner-Rechenzentren stehen in Deutschland und sind durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem geschützt. Dies beginnt bei der vollständigen Umzäunung des Geländes und endet an der Absicherung von Racks und Cages mit einem individuellen Zahlencode. Weitere Informationen …
