Für den Versand von Presseinformationen kommen viele unterschiedliche Wege infrage: Microsoft Outlook & Excel, Newsletter-Systeme, das ohnehin im Einsatz befindliche CRM oder natürlich PR-Software-Lösungen wie PressFile. Erreichen kann man seine Zielgruppe über all diese Anwendungen. Wer beim E-Mail-Versand aber darauf Wert legt, sein Gegenüber tatsächlich persönlich anzusprechen, sollte sich die unterschiedlichen Systeme genauer anschauen.
Microsoft Outlook & Excel
Es ist erstaunlich, wie viele PR-Agenturen oder Pressestellen immer noch ihre Presseverteiler in Excel verwalten und die Pressmitteilungen über Outlook versenden. Gründe dafür gibt es sicher. Microsoft Outlook & Excel sind „eh da“ und kosten damit nichts. Man ist den Umgang mit diesen Anwendungen gewöhnt. Und die interne IT – sofern man eine hat – dafür begeistern zu wollen, sich den Bedürfnissen der PR und Pressearbeit anzunehmen, ist oftmals zum Scheitern verurteilt. Denn für die IT gibt es regelmäßig wichtigeres zu tun. Dabei ist dieses Office Duo die schlechteste Lösung für die Verteilung von Pressemitteilungen: Adressen in Excel zu verwalten, und dann auch noch in Form spezifischer Presseverteiler, ist gelinde gesagt mühsam. Die Folge: Die Verteiler werden nur ungern angefasst und aktualisiert, die Adressen veralten. Zudem tendieren Excel-Verteiler eher groß und unspezifisch zu werden, denn der Aufbau und die Pflege kleiner und themenspezifischer Verteiler ist noch mühsamer. Große Presseverteiler sind aber für Outlook ein Problem. Denn beim E-Mail-Versand als BCC – der vielerorts noch absolut üblich ist – können höchstens 50 Adressaten gleichzeitig angeschrieben werden. Und personalisiert ist diese Form des Versandes allenfalls durch den eindeutigen Absender, wenn man den persönlichen Mail-Account nutzt. Ansonsten ist „Sehr geehrte Damen und Herren …“ die gängige Ansprache –und damit ausgesprochen unpersönlich.
Newsletter-Systeme
Die Zahl der cloud-basierten Newsletter-Lösungen hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Ihr Charme: Die Adressaten können personalisiert angesprochen werden und die Basis-Version ist meist kostenlos. Das ändert sich schnell, wenn man mehr E-Mails versenden möchte, als die kostenlose Version hergibt. Dann erreichen die Kosten ein ähnliches Niveau wie PR-Lösungen. Zudem ist auch hier die Pflege differenzierter Verteiler eher aufwändig. Oder teuer, denn auch die Zahl der Verteilerlisten ist bei vielen Lösungen in der Gratisversion begrenzt. Da die Adresspflege in den seltensten Fällen in der Newsletter-Lösung selbst erfolgt, sondern in einer separaten Adressdatenbank, ist der Aufwand, die Presseverteiler immer aktuell zu halten, keinesfalls zu vernachlässigen. Und wie bei Outlook & Excel gibt es wenig Möglichkeiten, eine Kontakthistorie zu führen und damit jederzeit nachvollziehen zu können, was man wann mit wem kommuniziert hat. Lästig auch, dass in vielen Gratis-Versionen automatisch immer auch der Abbinder des Anbieters eingeblendet wird: „Dieser Newsletter wurde versandt mit XYZ“ – auch wenn gar kein Newsletter, sondern eine Presseinformation verschickt wurde.
CRM-Systeme
Das Customer-Relationship-Management bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Kommunikation und den E-Mail-Versand zu personalisieren und auch zu dokumentieren. Der Nachteil hier: Journalisten, Blogger und andere Multiplikatoren sind weder Kunden noch Lieferanten. Für letztere werden die CRM-Systeme im Unternehmen aber organisatorisch eingerichtet. Schlüsselbegriffe, Klassifikationen und andere Merkmale passen damit überhaupt nicht für die Pressearbeit. Und der Vertrieb oder das Marketing finden es in der Regel gar nicht lustig, wenn man damit beginnt, die Systematik und Struktur für die Zwecke der PR zu erweitern (mal ganz abgesehen davon, dass auch die PR keinen Spaß macht, wenn man in einem System arbeitet, in dem die Kunden- und Lieferantensicht dominieren und die dazugehörigen Strukturen die alltägliche PR-Arbeit eher behindern als unterstützen).
PR-Software
Bei PR-Software-Lösungen verfolgen die Anbieter unterschiedliche Strategien: Ein großer amerikanischer Player versendet die Mails seiner Kunden über eigene Mailserver und blendet bei jedem Versand seinen Abbinder mit ein, ob man das nun will oder nicht. Ein deutscher Anbieter bietet eine kostenpflichtige Flat-Rate für den sofortigen E-Mail-Versand. Wählt man die kostenfreie Variante, kann der Zeitversatz bis zu mehreren Stunden ausmachen (was eigentlich völlig indiskutabel für einen PR-Profi ist).
Persönlich, ohne Werbung oder Zusatzkosten
Bei PressFile sind wir einen anderen Weg gegangen: Wir versenden personalisierte Einzel-Mails über den jeweiligen E-Mail-Account des Anwenders. Das bedeutet, die Mails werden über PressFile generiert und dann direkt an den Mail-Server des Kunden übermittelt. Von dort aus werden sie dann an die jeweiligen Empfänger geschickt. Jede Mail sieht damit genau so aus, als käme sie vom eigenen Rechner und wäre direkt und persönlich adressiert worden. Es gibt beim E-Mail-Versand keine Mengenbegrenzungen: Wie schnell 10 oder 1.000 E-Mails verschickt werden, hängt vom jeweiligen Kunden-Server ab (oder dem des externen Dienstleisters, der das System betreut), nicht von PressFile. In der Mail selbst erscheint nur die Signatur des Absenders, wie sie in PressFile hinterlegt wurde – wir halten uns dezent und unsichtbar im Hintergrund. Und egal, wie viele Mails verschickt werden: Es entstehen keine Zusatzkosten!
Selbst wenn die IT aus irgendwelchen Sicherheitsbedenken heraus den Versand über den firmeneigenen Server untersagt, bieten wir mit dem Smart-Host eine Lösung, die genauso funktioniert, wie die oben beschriebene. Dazu arbeiten wir mit dem professionellen Anbietern . Mithilfe des SPF-Verfahrens (Sender Policy Framework) stellen wir dabei sicher, dass die Mails genauso zuverlässig auch als seriöse Mails identifiziert werden, als kämen sie vom eigenen Mailserver. Dass PressFile zudem eine transparente Kontakthistorie bietet, haben wir ja bereits an anderer Stelle beschrieben. Ebenso, wie einfach der Aufbau differenzierter Presseverteiler ist, über die die Adressaten ausschließlich mit den Informationen versorgt werden, die auch tatsächlich interessieren.
Warum wir so einen hohen Wert auf eine möglichst persönliche Kommunikation legen? Ganz einfach: PressFile wurde von PR-Profis entwickelt und ist deswegen an den speziellen Bedürfnissen sowie an den Abläufen in der Medienarbeit ausgerichtet. Und auch die Weitentwicklung wird von PR-Profis bestimmt. So stellen wir sicher, dass unser Anspruch, den Arbeitsalltag in PR-Agenturen oder Presseabteilungen so einfach wie möglich zu machen, auch umgesetzt wird.
