Mit Kunden wie dem Zentrum für Wissenschafts- und Technologietransfer in der Medizin sowie der Medizinischen Universität Graz betreut die PR-Agentur Doppelpunkt wichtige wissenschaftliche Themenfelder, deren komplexe Inhalte die Agentur der Öffentlichkeit verständlich vermittelt. Bei der Wissenschafts-PR kommt es neben dem richtigen Know-How vor allem auf zielgerichtete Presseverteiler an. Dies gilt auch für viele Kunden aus der Wirtschaft, für die Doppelpunkt die Kommunikation übernimmt und sie bei der Kampagnenplanung, dem Online-Marketing oder Online-Publishing unterstützen. Für viele dieser Aufgaben ist PressFile aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und wird von Doppelpunkt bereits seit einem Jahr eingesetzt. Zeit ein erstes Fazit zu ziehen. Denn durch die neue PR-Software hat sich im Workflow des siebenköpfigen Teams einiges geändert.
Lieber kleinere Verteiler
Etwas länger als zehn Jahre kommuniziert und konzipiert die österreichische Agentur bereits für Kunden aus sehr unterschiedlichen Branchen. Die Schwerpunkte liegen in der Kommunikationsberatung und Konzeptionsplanung für Kunden aus der Wirtschaft und Wissenschaft. Gerade in der Wissenschafts-PR ist es wichtig, verständlich zu kommunizieren und schwierige Zusammenhänge so aufzubereiten, dass sie für die Zielgruppe zugänglich werden. Die einzelnen Zielgruppen haben dabei oft ganz spezifische Interessen. „PressFile hilft uns hier sehr, da die Software auf eine übersichtliche Art und Weise das Anlegen und Verwalten von Verteilern ermöglicht“, so Agenturleiterin Beate Mosing. Sie ergänzt: „Gerade für die Kunden unserer Branche ist es wichtig, auch kleinere, ganz gezielt zusammengestellte Verteiler parat zu haben, um spezielle Ansprechpartner aus den einzelnen Fachbereichen zu erreichen und Hintergrundgespräche zu ermöglichen.“ PressFile erlaubt es, so viele Kontaktgruppen anzulegen, wie man möchte – egal ob nur eine Person oder 50 angeschrieben werden sollen.
Eine funktionelle Lösung ohne viel Schnickschnack
Auch vorher war Doppelpunkt schon gut organisiert, aber das selbst entwickelte System auf Access-Basis war für die PR-Agentur keine Dauerlösung. Wo davor mit einem Datenbankprogramm und einer Kontaktliste gearbeitet wurde, hilft PressFile nun dabei, den Workflow zu verbessern, indem es dem Team einige Arbeitsschritte erspart. So profitiert die österreichische PR-Agentur auch von der Funktion, dass E-Mails direkt in der Anwendung erstellt und mit individueller Ansprache personalisiert an den vorher festgelegten Verteiler verschickt werden können. Denn heutzutage ist es wichtig, die Kontakte zu kennen und sie mit einer persönlichen Anrede abzuholen. Auch die übersichtliche Gestaltung der bereits versendeten Mails, die zusätzlich in den einzelnen Kontakten eines Verteilers angezeigt werden, verbessert die Teamarbeit: „Mit PressFile behält unser Team intern den Überblick über erfolgte Kommunikationsmaßnahmen und kann so effizient zusammenarbeiten“, lobt die Agenturleiterin die übersichtliche Gestaltung der Historie.
„Es ist eine funktionelle Lösung ohne viel Schnickschnack und was mich wirklich begeistert, ist, dass der Support wirklich schnell und verlässlich ist.“
Beate Mosing, Doppelpunkt
Modernes „Look and Feel“
Neben den inhaltlichen Funktionen sieht PressFile im Vergleich zu anderen Lösungen deutlich moderner aus und ist zudem sehr einfach zu bedienen. Wichtig war Doppelpunkt außerdem, dass sich nach außen nichts verändert, nur weil intern ein neues Tool für die Pressearbeit eingesetzt wird. Die bestehenden Daten konnten beim Wechsel einfach integriert werden, was durch den guten Support sehr unkompliziert ablief. Aussendungen behalten ihren ganz normalen E-Mail-Charakter und werden durch das Personalisieren der Einzel-Mails sogar aufgewertet. Dabei wird auch nicht ersichtlich, mit welchem Tool die Nachrichten verschickt wurden, wie es bei vielen anderen Anbietern der Fall ist, denn der Absender kann immer eindeutig zugeordnet werden. Mit der neuen, online-basierten Software können die erfahrenen Agenturmitarbeiter zudem von überall her auf die Daten zugreifen. Mit dieser Flexibilität glänzt Doppelpunkt nun doppelt und kann sich noch organisierter um ihre Kommunikationsmaßnahmen kümmern, was den Spaß im Büro zusätzlich steigert.
Autorin: Diana Mühlberger, Praktikantin bei der Press’n’Relations GmbH
