Eine PR-Software unterstützt Sie bei allen täglichen Arbeitsprozessen effizient, statt Ihnen Arbeit zu machen. Damit können Sie sich auf tatsächlich wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, auf die Inhalte und Themen und die Kommunikation mit Medien und Journalisten.

Mit einer PR-Software wie PressFile sind Sie jederzeit arbeitsfähig, ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Auch verteilte Teams werden unterstützt: So bleiben die Daten jederzeit konsistent und stehen allen im Team zur Verfügung. Änderungen bei Kontaktdaten oder Presseverteilern erfolgen zentral, so profitiert jeder Beteiligte im Unternehmen ohne Verzögerung von der Zusammenarbeit.

Ob PR-Agentur oder Presseabteilung in Unternehmen, Verbänden oder Institutionen: Eine PR-Software unterstützt die ganz speziellen Anforderungen im Umfeld der Pressearbeit und der Public & Media Relations , wie sie etwa von einer CRM Software gar nicht abgebildet werden können. Denn Journalisten, Blogger oder andere Multiplikatoren und Influencer im Bereich Social Media passen nicht in die herkömmlichen CRM-Strukturen wie Kunden oder Lieferanten. Deswegen macht es auch Sinn, den PR-Prozess auszulagern und über die Cloud zu nutzen. Für die IT im Unternehmen senkt das den Aufwand deutlich, denn es muss sich nicht um eine spezielle Lösung für einen meist kleinen Bereich kümmern, die PR hat dennoch alle Funktionen zur Verfügung, die sie für die Medienverwaltung und das Kontaktmanagement benötigt. Um lästige Dinge wie die IT-Administration oder Backups kümmert sich der Anbieter.

Ein PR-Software, die einfach zu bedienen ist, schafft Freiraume in der Medienarbeit und spart Arbeitszeit, die PR-Experten für andere Tätigkeiten besser nutzen können. Denn der Versand einer Pressemitteilung sollte nicht mehr als ein paar Minuten dauern, sonst kann von einem effizienten Tool nicht mehr die Rede sein.

Die Preisgestaltung des Anbieters sollte transparent sein, ohne dass in den Preisen versteckte Kosten enthalten sind. Die monatlichen Preise müssen deswegen die vollständige Nutzung aller Funktionen der Kontaktdatenbank umfassen und dürfen keine Limitierungen enthalten, etwa für die Zahl der versandten Pressemitteilungen. Auch für neue Releases oder Versionen dürfen keine Zusatzkosten anfallen. Für den Anwender wird die Nutzung so besser kalkulierbar, aber auch für den Anbieter, der ja auch die Weiterentwicklung seiner Softwarelösung finanzieren muss.

Die PR-Lösung sollte unabhängig von Anbietern von Redaktionsadressen oder einer Mediendatenbank einsetzbar sein. Nur so behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und können jederzeit Auskunft geben, wer was wann mit wem kommuniziert hat – gemäß aller Anforderungen der DSGVO. Und Sie sind frei in der Auswahl Ihrer Daten-Lieferanten, ob diese nun Zimpel, Cision, Meltwater oder Stamm heißen. Und sie arbeiten genau mit der Medienlandschaft, die Sie auch adressieren, ohne tausende überflüssiger Adressen im Datenbestand zu haben. Zudem hat man so auch die Kontrolle über die Pflege der Datenbank und die eigenen Daten werden nicht von anonymen Mitarbeitern der Journalisten-Datenbank überschrieben.

Beim Einsatz einer cloudbasierten PR-Software muss die Lösung in einem professionellen Rechenzentrum innerhalb der EU oder besser noch in Deutschland gehostet werden. Dabei ist sicherzustellen, dass der Anbieter alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit unterstützt und dies auch dokumentiert.

Bei der Auswahl eines PR-Tools kommt es aber auch auf den Service und Support an: Anbieter, die Tarife mit inkludiertem Support anbieten, verdienen ihr Geld in der Regel nicht mit Unterstützungsleistungen, sondern mit der Software selbst.