In Braunschweig und Berlin nimmt das Team von wirDesign mit rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben wie das Brand Management, Corporate Design und Corporate Communication sowie Reporting von diversen Kunden professionell in die Hand. Dazu gehören auch Workshops rund um das Thema Branding. Die Kreativagentur besteht seit 1983 und gehört zu den Top 10 der größten Corporate-Design-Agenturen in Deutschland. Neben den Haupttätigkeiten spielt auch die Pressearbeit „in eigener Sache“ eine wesentliche Rolle. Das war jedoch nicht immer so: In der Anfangsphase wurde die interne PR und das Agentur-Marketing nebenbei von den Vorständen betreut, sporadisch mit externer PR-Unterstützung. Als dann aber die Liste der Kunden immer länger und die Agentur immer größer wurde, wuchs der Anspruch an kontinuierliche, wirksame PR sowohl für die eigenen Interessen als auch für die der Kunden. Heute ist die Presse-Verantwortliche Anita Lüder-Bugiel für die ganzheitliche ‚Corporate Communication‘ von wirDesign zuständig und setzt dabei auf das PR-CRM-System PressFile.
PR-CRM für Public Relations und die Öffentlichkeitsarbeit
Acht Jahre sind seit ihrer Anstellung vergangen. Schon von Beginn an wusste sie, was nötig ist, um ihre Aktivitäten in der Pressearbeit effizient und effektiv zu gestalten: „Kurz nach meinem Einstieg bei wirDesign habe ich mir einen PR-Wunschkatalog angelegt, worin ich alles dokumentiert habe, was meine Arbeit im Kontaktmanagement unterstützen kann. Anhand dieser Parameter machte ich mich auf die Suche nach einer passenden Software, die meinen Anforderungen gerecht wurde“, antwortete Anita Lüder-Bugiel auf die Frage zur Herangehensweise bei der Suche nach einer PR-CRM-Lösung. „Nach ausgiebiger Recherche und einige Anwenderbeispiele später konnte ich drei Angebote einholen. Dazu muss man sagen, dass es nur wenige Anbieter auf diesem Gebiet gibt. Schnell kristallisierte sich heraus, dass PressFile das passende Preis-Leistungsverhältnis für uns bietet. Schon kurz nach dem ersten Telefongespräch mit Florian Fischer erreichte uns das Demomaterial für die Software. Bis heute sind wir vollumfänglich mit PressFile und dem Kundenservice absolut zufrieden – wie unsere achtjährige Zusammenarbeit eindrucksvoll zeigt“, so Lüder-Bugiel weiter.
Spickzettel aus Anita Lüder-Bugiels Wunschkatalog:
Anforderungen an die Bearbeitung von Pressekontakten:
Einfacher Datenimport zum Beispiel aus Excel oder anderen externen Datenbanken sowie detailreiche und übersichtliche Kontaktinformationen – dazu gehören: Anrede, Medium, Redaktion, Kontaktmöglichkeiten, Notizen, automatische Kontakthistorie, Verknüpfung mit Clippings oder Selektionsmöglichkeiten und viele weitere.
Anforderungen an den Presseversand:
Individualisierter und automatischer E-Mail-Versand inklusive Anhang-Funktion (PDF, Bildmaterial) sowie die Erfassung von Soft- oder Hard-Bounce. Außerdem muss sichergestellt werden, dass gesendete E-Mails nicht im Spam-Ordner der Adressaten landen.
Presse-Management – von der Datenbank über den Verteiler bis hin zu Clippings
Organisatorisch ist das PR-CRM PressFile für die PR-Kernprozesse von wirDesign nicht mehr wegzudenken. Wobei zum Beispiel interne Zielgruppen – dazu gehören freie Redakteure, Multiplikatoren aus der Politik oder Veranstaltungsanbieter wie die IHK oder verschiedene Marketingclubs – webbasiert angelegt und in unterschiedliche Verteiler sortiert werden. „PressFile ermöglicht eine einfache Prozesssteuerung beim automatischen und individualisierten Versand einer Pressemeldung an unterschiedliche Adressaten. Parallel dazu erhalte ich regelmäßig Abwesenheitsnotizen und kann anhand der Rückläufer die Verteiler genau anpassen – Kontakte austauschen, aktualisieren oder löschen.“ wirDesign arbeitet mit Verteilern, die bis zu maximal 180 Kontakte umfassen. In einem Beispiel erläutert Lüder-Bugiel weiter: „Im Austausch mit dem Fachmagazin ‚Page‘ dokumentiere ich mir stets alle relevanten Informationen – wie die letzte Kontaktaufnahme, Terminabsprachen oder Erscheinungstermine. Da sich unter jedem angelegten Kontakt in PressFile auch Notizen hinzufügen lassen, sind die Infos von vornherein sortiert und zugeordnet. Gleichzeitig werden sie in meinem iCalender eingepflegt und ich bleibe somit jederzeit up to date.“
PressFile und Service
Nach acht Jahren und guter Zusammenarbeit ist die PR-CRM-Lösung PressFile mittlerweile ein fester Bestandteil interner PR-Prozesse bei wirDesign und in Anita Lüder-Bugiels Worten: „PressFile ist für uns ein nützlicher online-beziehungsweise toolbasierter Dienst, um Pressekontakte und Aussendungen zu steuern. Darüber hinaus wird die Kundenbetreuung über den direkten Weg, ohne große Verzögerungen und im Wesentlichen unkompliziert abgewickelt.“ An einem Beispiel: „Vor einiger Zeit kam es bei einem Terminversand zu einer Verzögerung. Dabei mussten Florian Fischer und ich feststellen, dass die Presseaussendungen von wirDesign (als einzigem PressFile-Kunden!) noch über dem PressFile-Mailserver versendet werden – nach einem Austausch mit unserem IT-Experten haben wir das rasch und unkompliziert geändert“, erläutert Anita Lüder-Bugiel ihre persönlichen Erfahrungen mit dem Service von PressFile.
Würden Sie PressFile weiterempfehlen?
„Ich empfehle PressFile auf jeden Fall weiter. Besonders, wenn es um die zeitaufwendige Pressearbeit rund um das Kontaktespeichern, Verteileranlegen und den Versand von Pressemeldungen geht.“
Anita Lüder-Bugiel
wirDesign communication AG
wirDesign ist eine kreative Markenagentur und gehört zu den Top 10 der größten Corporate-Design-Agenturen Deutschlands. Mit rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an den Standorten Braunschweig und Berlin entwickelt, realisiert und betreut wirDesign Branding-, Corporate-Design- und Kommunikationsprojekte für national und international tätige Unternehmen. Mit rund 15 realisierten Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichten jährlich gehört die Agentur auch hier zu den renommiertesten Adressen in Deutschland. wirDesign wurde 1983 von acht Designstudenten in Braunschweig gegründet und ist bis heute unabhängig und inhabergeführt.
