Wissen, was man wann mit welchem Redakteur kommuniziert hat, das ist für die Kölner Agentur VOCATO public relations nur einer der Vorteile, die die Arbeit mit der PR-Software PressFile mit sich bringt. Vor allem auch die schnelle Einführung und intuitive Bedienbarkeit führten zur Entscheidung, diese cloudbasierte Lösung einzuführen.
„Natürlich kann man solch ein System nicht ganz ohne Schulung bedienen. Aber es dauerte nur ein, zwei Stunden, bis sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in PressFile zurechtfanden“, berichtet Birgit Brabeck, geschäftsführende Gesellschafterin von VOCATO.
CRM vs. PR-Software
Vorausgegangen war der Entscheidung eine intensive Suche, bei der ganz unterschiedliche Lösungen unter die Lupe genommen worden waren. „Wir haben uns neben PR-Lösungen auch CRM-Systeme angeschaut, sind aber schnell zu dem Schluss gekommen, dass eine spezialisierte PR-Software wie PressFile die speziellen Abläufe in einer PR-Agentur am besten abbildet“, so Birgit Brabeck. Rund 4.000 Pressekontakte in mehr als 130 Verteilern verwaltet die auf B2B-Kommunikation spezialisierte Agentur inzwischen mit PressFile. Dabei können die Kontakte heute sehr viel differenzierter angesprochen werden, als früher.
„Vorher hatten wir pro Kunde einen Verteiler in Form einer Excel-Liste, heute können wir alle Zielgruppen wie Fachmedien, Online-Portale oder Tageszeitungen einzeln adressieren und alle Redakteure individuell über personalisierte Mails erreichen.“
Daten bereinigt
VOCATO nutzte die Einführung auch dafür, ihren gewachsenen Datenbestand mit Unterstützung des PressFile-Teams von Dubletten reinigen zu lassen. Danach wurden die Kontakte verteilerscharf ins neue System überführt, so dass das Team schon nach der ersten Schulung produktiv mit den eigenen Daten arbeiten konnte. Seitdem laufen viele Arbeitsgänge deutlich schneller und einfacher ab, als das früher auf Excel-Basis der Fall war. Zudem können nun alle Kontakte transparent nachvollzogen werden – ein Vorteil auch für neue Mitarbeiter.
„Über die Kontakthistorie bekommt man auf Mausklick einen Überblick, was wann mit welchem Redakteur kommuniziert wurde“, schildert PR-Volontärin Birte Mibach ihre Erfahrungen. Da PressFile cloudbasiert und über nur ein einziges Fenster bedienbar ist, stehen diese Informationen auch unterwegs zur Verfügung. „Ein großer Vorteil, denn so ist man immer auskunftsbereit, auch vor Ort beim Kunden“, ergänzt Birgit Brabeck.
Über VOCATO public relations
Seit 1999 berät VOCATO von Köln aus Unternehmen und Verbände, die national und international tätig sind. Die Geschäftsfelder decken alle Disziplinen der modernen Kommunikation ab: von der Erarbeitung einer PR-Strategie über eine kontinuierliche Pressearbeit bis hin zu Veranstaltungen für Presse und Kunden, Interner Kommunikation sowie Corporate Communication in Social Media. Die Kunden kommen vor allem aus dem B2B-Bereich, aus den Branchen Technologie, Unternehmensberatung, Finanzen, Versicherung sowie aus der Agrarwirtschaft.
