In ihren Publikationen sieht Janka Haverbeck, Geschäftsführerin der Berliner PR-Agentur Haverbeck PR, gerne das Gute. Während sie mit ihrem Unternehmen seit 2015 vorwiegend gesellschaftlich engagierte Menschen, Unternehmen und Organisationen mit besonderen Botschaften aus dem Politik- und Kulturbereich berät, ist sie stark ehrenamtlich engagiert und so unter anderem als Kuratoriumsmitglied der Koepjohann’schen Stiftung, einer der ältesten Stiftungen Berlins, und als Sprecherin der Berliner Stiftungswoche aktiv. Die berufliche Nutzung von PressFile und die damit verbundene Zeitersparnis hilft ihr sehr, ihre Aufgaben unter einen Hut zu bringen.
Ein breites Spektrum an Themen
„Zielgerichtet, strategisch, analytisch“, mit diesen Worten beschreibt Janka Haverbeck die PR-Strategie ihrer Agentur für PR-Beratung, Projektmanagement, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Sie will ihre Kunden abholen und wichtige Dinge lieber einmal mehr besprechen, als einmal zu wenig. Für sie ist es essenziell „alle Facetten zu bedenken, gegebenenfalls einen Schritt weiter zu gehen und in jedem Fall den Blick über den Tellerrand hinaus zu wagen, um so Zielgruppen direkt ansprechen zu können.“ Dazu gehört jeder, der Interesse an gesellschaftlichen Themen und Berührungspunkte zur Politik hat. Rechtliches und Soziales sowie Kunst und Kultur spielen eine große Rolle. In dieses Muster passt beispielsweise das im Jahr 2013 gegründete artloft.berlin. Die Betreiber stellen in einem historischen Industriegebäude in Berlin im urbanen Industriestyle eingerichtete Ausstellungs- und Eventlofts zu Verfügung. Dort können sich die Besucher an Kunst, Musik, Kulinarik und ähnlichen Veranstaltungen erfreuen. Auch die seit 2004 bestehende strategische Rechtsberatung der Sozietät dtb rechtsanwälte passt perfekt in das Kundenportfolio von Haverbeck PR. Zu deren Themenfeldern gehören das Kunstrecht, Stiftungs- und Gemeinnützigkeitsrecht, Erbrecht und die Gestaltung von Vermögensnachfolgen. Davon profitieren Unternehmer, Stifter, Künstler, Sammler sowie Hinterbliebene und Museen.
Zeit für ein besseres Zeitmanagement
Die Berliner Kommunikationsagentur zählt erst seit kurzem zu den Anwendern des cloudbasierten Online-PR-Tools PressFile. Der erste Lockdown, zu dem es im Zuge der Corona-Pandemie kam, lieferte die Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Ausschlaggebend für die Suche nach einer neuen Lösung war der Wunsch, das bestehende Kontaktmanagement, welches zuvor in Excel-Listen geführt wurde und einen hohen Zeit- sowie Arbeitsaufwand bereitete, zu erleichtern und sich in Sachen IT professioneller aufzustellen. Daneben bietet die Software nicht nur eine selbsterklärende Benutzeroberfläche, sondern vor allem einen super Support: „Es ist immer sehr persönlich, man ist keine Nummer und landet nicht in irgendeiner Warteschleife“, so Janka Haverbeck. Sie ergänzt: „Pressemitteilungen mittels Excel und Outlook zu versenden ist Arbeit. Da hängt viel dran. Es ist sehr beruhigend zu wissen, dass man mit PressFile diesbezüglich auf der richtigen Seite ist und alles einfach schneller geht.“
Auf PressFile gestoßen war die Berliner Unternehmerin in diversen PR- und Fachmagazinen. Aus diesen ging eine Liste von drei für sie in Frage kommenden PR-Softwares hervor, aus denen PressFile letztendlich als Sieger hervorging. Neben bereits genannten Kriterien lag Janka Haverbeck auch der Datenschutz sehr am Herzen. Das Online-PR-Tool, dessen Server in Deutschland stehen, erfüllt auch hier die hohen Anforderungen. Auch der PressFile Newsroom erleichtert die Arbeit ungemein. Dort werden Bilder, Dokumente und alle weiteren Elemente bis hin zum formatierten Text zusammengestellt. Nach der Veröffentlichung stehen diese zum Download bereit. Der personalisierte Mailversand an die unterschiedlichen Verteiler mit dem Link zur Meldung erfolgt anschließend per Mausklick.
Professionalität durch Personalisierung
Anfangsprobleme seien zwar nicht aufgetreten, dennoch „muss man sich natürlich ein bisschen einfinden“, so Janka Haverbeck. „Das geht aber relativ schnell und sobald das geschehen ist, ist die Bedienung von PressFile spielerisch. Wenn dennoch Fragen aufkommen, ist der Support immer zur Stelle.“ Zudem sei es eine große Hilfe, dass Nutzer*Innen Pressemeldungen zuerst an sich selbst schicken können, um mögliche Fehler im Vorfeld erkennen zu können.
Besonders wichtig war ihr auch die in PressFile mögliche persönliche bzw. zielgruppengerechte Ansprache. Da sie zu einigen ihrer Kontakte schon seit mehreren Jahren eine berufliche Beziehung pflegt, schaffe eine Personalisierung der Ansprache weitere Professionalität. Doch dem voran geht die für jeden Nutzer individuelle und richtige Organisation und ständige Pflege der Software. Schon früh war Janka Haverbeck ein großer Fan der der Anwendung, da ihr die Nutzung eine enorme Arbeitserleichterung verschafft. „Gerade auf die zeitlichen Ressourcen muss man aufpassen. PressFile macht so meinen Arbeitsalltag angenehmer“, so die Geschäftsführerin von Haverbeck PR.
Bild: Janka Haverbeck, Geschäftsführerin von Haverbeck PR
Bildquelle: Katja Bilo
