Ein übersichtlicher und einfach zu bedienender Newsroom, in dem Redaktionen alles finden, was sie für ihre Berichterstattung benötigen: Das war das Ziel, das sich die Agentur Geschwister Zack PR mit der Einführung eines neuen Newsrooms gesetzt hatte. Die Wahl fiel im vergangenen Jahr auf den integrierten Newsroom der PressFile Europe GmbH, deren PR-Software die Geschwister Zack bereits seit längerem nutzen. Jetzt finden Journalistinnen und Journalisten Presseinformationen mit den dazugehörigen Bildern und Dokumenten sowie die zuständigen Ansprechpartnerinnen an einem Ort und können alle benötigten Materialien mit einem Klick herunterladen.
Die Geschwister Zack PR ist eine der wenigen deutschsprachigen PR-Agenturen, die sich dem Thema Outdoor verschrieben haben und Kunden wie bergzeit oder Patagonia, aber auch Destinationen wie das Kleine Walsertal oder Oberbayern betreuen. „Man kennt sich im Alpenraum, das ist ein kleiner, feiner Kreis“, weiß Maria von Kirschbaum, die die Agentur vor acht Jahren gemeinsam mit ihrer Schwester Julia Englhart gegründet hat.
Bei der Auswahl digitaler Tools achtet sie besonders auf einfache Bedienung und Übersichtlichkeit ohne überbordende Funktionalitäten, die im PR-Alltag ohnehin meist ungenutzt bleiben. Aus diesen Gründen hat sie sich bereits 2019 für die Einführung der PR-Software PressFile entschieden. „Eine Kollegin, die zuvor in der Pressestelle des Deutschen Alpenvereins tätig war und dort gute Erfahrungen mit PressFile gemacht hatte, hatte uns auf diese Lösung aufmerksam gemacht. Gerade die Konzentration auf die wesentlichen Funktionalitäten im Bereich Kontakt-, Verteiler- und Versandmanagement war genau das, was wir damals gesucht haben“, erzählt Maria von Kirschbaum.
Updates und Upgrades inklusive
Bei der Auswahl der richtigen Plattform für den Geschwister Zack Pressroom kamen neben PressFile zunächst zwei weitere Alternativen infrage: Die Lösung eines großen amerikanischen Anbieters und eine Individualprogrammierung des Dienstleisters, der auch die Geschwister Zack-Website aufgebaut hatte. Die amerikanische Software schied zunächst aus: Zu groß wäre der Aufwand gewesen, auf eine komplett neue PR-Software umzusteigen, die zudem zahlreiche Funktionen geboten hätte, die die Agentur im Münchner Süden nicht benötigt. Die individuell programmierte Lösung hätte eine vergleichbare Funktionalität wie der PressFile-Newsroom geboten und schien auf den ersten Blick auch eine echte Alternative zu sein: „Der Pressroom wäre direkt in die Website integriert gewesen und auch preislich wären wir bei der Erstprogrammierung etwas günstiger weggekommen als beim PressFile-Newsroom. Allerdings muss man bei einem solchen Projekt auch immer die Folgekosten bedenken, die durch Anpassungen, Updates und dergleichen entstehen. Bei PressFile ist das alles in der Softwaremiete enthalten. Außerdem haben wir mit dem Support von PressFile immer sehr gute Erfahrungen gemacht“, begründet Maria von Kirschbaum die Entscheidung.
Bewährte NEWSROOM-Technologie
Eingerichtet wurde der Newsroom vom PressFile-Partner mediamid digital services, dem Wiener Spezialisten für das Media Asset Management, der mit seiner Technologie auch Unternehmen wie die Mercedes Benz AG, die Deutsche Bahn oder die Katholische Nachrichten Agentur kna unterstützt. Auf der Startseite wird der Besucher mit einer Übersicht über alle Kunden der Agentur begrüßt. Von dort aus gelangt man mit einem Klick auf das jeweilige Logo direkt zu allen aktuellen Presseinformationen des jeweiligen Kunden. Alternativ steht für die Navigation auch ein Themenbaum auf der linken Seite zur Verfügung. Dort wird den Redaktionen neben den Pressemitteilungen weiteres Bildmaterial thematisch geordnet zur Verfügung gestellt.
Befüllt wird der Pressroom direkt aus der PR-Software PressFile. Alle Elemente von der Überschrift über den formatierten Text und den zuständigen Ansprechpartner bis hin zu Bildern und Dokumenten werden in einem Arbeitsgang zusammengestellt und anschließend veröffentlicht. Im Newsroom erscheinen dann alle diese Elemente übersichtlich in einem „News-Objekt“ inklusive der zuständigen Ansprechpartnerinnen bei Geschwister Zack und deren Kontaktdaten. So ist auf einen Blick ersichtlich, wie viele Bilder und Dokumente zu der Meldung gehören. Beim Download werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt, so dass der Redaktion immer das komplette Paket zur Verfügung steht. Per Mausklick kann die Presseinformation anschließend auch in den personalisierten E-Mail-Versand an die verschiedenen Presseverteiler übernommen werden.
Positive Resonanz
In der Kommunikation mit den Medien hat sich der Geschwister Zack Pressroom bereits nach kurzer Zeit bewährt. „Wir waren überrascht, wer uns alles mit weitergehenden Anfragen kontaktiert. Viele Redaktionen, auch solche, mit denen wir bisher selten oder gar nicht in Kontakt standen, suchen aktiv im Newsroom nach Material über unsere Kunden. Und wenn sie etwas nicht finden, melden sie sich direkt bei uns“, berichtet Maria von Kirschbaum. Inzwischen wurde das System um einen internen Bereich erweitert, in dem Bilder und andere Dateien verwaltet werden, die nicht für den Zugriff von außen freigeschaltet sind. „Das sind Inhalte, die wir nur ganz gezielt einzelnen Medienkontakten zur Verfügung stellen wollen. Aber auch Material, das zunächst nur intern genutzt wird“, sagt Maria von Kirschbaum. Die ganz gezielte individuelle Kommunikation mit den Partnern in den Redaktionen wird für sie auch sonst immer wichtiger: „Wir erleben derzeit, dass unsere Verteiler immer kleiner und differenzierter werden. Ich denke, das wird auch in Zukunft so bleiben, denn in unserer Zielgruppe, die ja auch viel mit Lifestyle zu tun hat, wollen die Redaktionen genau das Material, das in ihr Medium passt.“
Bild: Benjamin Monn
