Für Gisela Blaas, Geschäftsführerin der Kommunikationsagentur Com.Sense in Augsburg, sind gute Kontakte Gold wert. Denn sie stellen die wichtigste Grundlage in der täglichen Arbeit der Agenturinhaberin mit Schwerpunkt auf dem Themenbereich Logistik dar. Egal ob es dabei um die Betreuung der Kunden oder das von ihr gegründete internationale Netzwerk LogPR geht, als Garant für ihren dauerhaften Erfolg sieht Gisela Blaas vor allem die qualitativ hohe und individuell ausgerichtete Kommunikationskultur. Eher negativ getrübt sind jedoch die bisherigen Erfahrungen, die sie mit insgesamt vier verschiedenen Softwarelösungen zur Unterstützung ihrer PR-Arbeit gemacht hatte. Denn diese sorgten vor allem wegen funktionaler Mängel für Unzufriedenheit. Erst die PR-Software PressFile bietet Gisela Blaas das Maß an Professionalität, bei dem sie sich rundum wohlfühlt.
Logistik-Spezialistin
Die Augsburger Kommunikationsagentur Com.Sense betreut ausschließlich Klienten aus der Logistikwirtschaft bei ihrer Pressearbeit und führt darüber hinaus in deren Auftrag Studien durch. Zusätzlich arbeitet Gisela Blaas als systemischer Coach für Unternehmen in schwierigen Situationen, indem sie in der Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten für funktionierende Schnittstellen oder ein gutes Betriebsklima sorgt. Ein wichtiger Punkt stellt für sie dabei die eigene Reputation dar: „In der PR-Branche ist es heute wichtiger denn je, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Das beginnt beim ersten persönlichen Kontakt auf Messen oder bei Besuchen vor Ort, schließt die unterschiedlichen Präsenzen in sozialen Netzwerken mit ein und hört bei der Betreuung der Journalisten mit Informationen nicht auf. Das Problem dabei: Es besteht die Gefahr, dass man nach einer Weile den Überblick verliert und sich beispielsweise an manche Personen nur noch verschwommen erinnert. Deswegen bin ich in diesem Punkt besonders auf die Unterstützung durch entsprechende IT-Lösungen angewiesen.“ Für sie als Chefin wiegt es allerdings besonders schwer, wenn die Übersicht aufgrund technischer Unzulänglichkeiten in diesen Softwarelösungen schleichend verloren geht. Etwa wenn Daten gesucht oder abermals recherchiert werden müssen und darunter schlussendlich die Effizienz leidet. Derart mangelbehaftete Strukturen sorgen für einen Zeitverlust, den sich heutzutage keine Agentur mehr leisten kann. Dabei sieht Gisela Blaas gerade den IT-gestützten Aufbau von Netzwerken und das Anreichern der Datensätze um personalisierte Informationen als einflussreiche und wichtige Erfolgsfaktoren an.
Journalisten erwarten mehr Qualität in der Kommunikation
Zur Untermauerung ihrer These hatte Gisela Blaas zu Jahresbeginn eine eigene Studie zu diesem Thema durchgeführt. Hierzu wurden von ihr über 70 Journalisten zur Medienarbeit in der Logistikbranche befragt. Die Daten erhob sie anhand ausgefüllter Online-Fragebögen, die aus drei statistischen und 15 inhaltlichen Fragen bestanden. Ergebnis: Die Kriterien hinsichtlich der Form und Qualität versendeter Pressemitteilungen haben den höchsten Stellenwert. Journalisten stehen gut strukturierter Medienarbeit generell offen gegenüber. Sie sehen dies als Erleichterung, wenn die eingehenden Informationen anschaulich und zeitsparend präsentiert werden. Für PR-Agenturen bedeutet das eine Win-win-Situation, da beide Seiten von einem regen Informationsaustausch profitieren. Pressearbeit trägt auch in der Logistikbranche zu mehr Transparenz bei. Viele Unternehmen wünschen sich von Agenturen einen im Vorfeld durchdachteren Versand. Denn sonst passt die Meldung im Postfach nicht zum Themengebiet des Redakteurs.
Eine Historie des Scheiterns
Gisela Blaas sah sich bereits früh nach einer Softwarelösung um, die sie bei ihrer Arbeit in der eigenen Agentur unterstützen sollte, denn: „Dass es ohne eine passende IT-Lösung nicht geht, stand für mich schnell fest. Ich hatte zudem klare Vorstellungen davon, wie die künftige Software für das Kontakt- und Verteilermanagement für Aussendungen auszusehen hatte.“ Ihre Erfahrungen in diesem Bereich reichen weit zurück. Bereits 2009 gründete sie das internationale Netzwerk LogPR zusammen mit anderen PR-Beratern der Logistikbranche. Laut ihrer damaligen – und heute immer noch geltenden – Überzeugung profitieren Menschen vor allem vom Austausch gesammelter Daten an einer zentralen Stelle. LogPR bietet seinen Mitgliedern aus der PR-Branche daher alle Informationen auf einer gemeinsamen Online-Plattform. Journalisten werden dadurch einfachere Themenrecherchen sowie das Herunterladen von Pressetexten, -fotos und -filmen aller Beteiligten ermöglicht. „Das Presseportal von LogPR ermöglicht den Pressevertretern in Ruhe zu recherchieren und dabei werden sie nicht mit zugesendeten Nachrichten überladen. Ergänzend nutze ich dann PressFile für gezielte Aussendungen. Diese Kombination ist ein effektiveres Angebot, statt nur blinden Streuversand zu betreiben. Mit meiner Pressearbeit in der Logistikbranche bediene ich zwar einen vergleichsweise kleineren Kreis, umso wichtiger ist es für meine Arbeit deswegen, nicht durch wahllosen Massenversand im Spamfilter zu landen. Denn ist man da einmal drin, kommt man nur sehr schwer wieder raus“, erläutert die Agenturchefin die Herausforderungen im Alltagsgeschäft.
Die damals für das Netzwerk LogPR bereits vorhandene Mailing-Lösung war für ihre eigenen Agenturzwecke leider ungeeignet, denn es entpuppte sich eher als Tool für Newsletter-Wurfsendungen, mit der hauptsächlich eine breite Masse von Empfängern adressiert werden konnte. Jedoch war es nicht darauf ausgelegt, einzelne Personenangaben zu pflegen und somit für einen effektiven Presseversand ungeeignet. Denn die Anforderungen von Gisela Blaas gehen über die Standardfunktionen, wie den Versand von E-Mails und dem Anlegen und Pflegen von Verteilern, hinaus. Sie legt vor allem Wert auf Personalisierungsmöglichkeiten bei der Anrede und zusätzliche Funktionalitäten ähnlich wie in einem CRM-System, die beispielsweise das Hinterlegen persönlicher Informationen erlauben. „Nachdem die Mailing-Lösung nicht in Frage kam, war ich schnell entschlossen einen neuen, passenderen Ersatz zur täglichen Unterstützung zu finden“, erinnert sie sich zurück, denn: „Viele Anwendungen sind oft nur für den ‚blinden’ Mail-Massenversand vorgesehen. Eine ordentliche Kontaktdatenpflege ist hier in der dazugehörigen Datenbank – wenn überhaupt – nur rudimentär möglich. Dazu kommt, dass der Aufbau und die Funktionen vieler Tools nicht speziell auf den Agenturalltag ausgelegt sind oder gar komplett ohne fundierte Kenntnisse über die oft speziellen Arbeitsweisen entwickelt wurden.“ Der darauffolgende Wechsel zu einer IT-Lösung mit SQL Datenbankanbindung erfüllte nur kurzzeitig ihre Erwartungen an das Produkt. Es stellte sich schnell als nachteilig heraus, dass für die Nutzung des Programms eine lokale Installation des kompletten Systems auf dem Rechner notwendig war. „Mit der dadurch erzwungenen neuen Ortsgebundenheit hätte ich mich irgendwie arrangieren können. Schlimmer war allerdings, dass mein Rechner damit überhaupt nicht zurechtkam und wegen der Software diverse Male abstürzte“, so Gisela Blaas.
Eine Suche mit mehreren Zwischenstationen …
Sie eruierte den Markt weiter und der folgende Systemwechsel brachte zumindest eine geringfügige Verbesserung. Allerdings stellte sich nach einer recht kurzen und positiv geprägten Einarbeitungsphase das erschwerte Verschieben und Kombinieren von angelegten Verteilern als großer Zeitfresser heraus. Hinzugefügte Journalisten konnten beispielsweise nur umständlich einer neuen Adressliste zugewiesen werden. „ Solche Negativfaktoren ließen mir während der Arbeit keine Ruhe. Meine Experimentierfreude in Bezug auf technologische Hilfsmittel motivierte mich zusätzlich immer weiter nach einer für mich noch besser geeigneten Lösung zu suchen“, schildert sie ihren damaligen Gemütszustand. Geprägt durch die durchwegs negativen Erfahrungen wollte sie sich jedoch nicht mit einer Kompromisslösung arrangieren: „Aufgrund meines eigenen hohen Anspruchs bei der Datenpflege benutzte ich die bisherigen PR-Softwarelösungen fast ausschließlich allein. Denn nur auf diese Weise konnte ich die Informationen an einem Ort bündeln und die generelle Struktur – im Rahmen der jeweiligen Möglichkeiten – kontrollieren. Mir fehlte die Zeit sofort wieder nach einem neuen Tool zu suchen, deshalb konnte ich die Nachteile einer Software auch eine Zeit lang tolerieren. Aber auf Dauer war dieser Zustand natürlich unhaltbar.“
… und einem glücklichem Ende
Als selbstständige Chefin einer Kommunikationsagentur nahm Gisela Blaas schließlich im Rahmen einer üblichen Wettbewerbsanalyse ihre Konkurrenz im Umfeld unter die Lupe. Sie stieß dabei auf das Team von Press’n’Relations in Ulm. Über das 2009 gegründete Tochterunternehmen PressFile Europe GmbH vertreibt die PR-Agentur die Software PressFile nicht nur in Deutschland, sondern bereits seit 2001 kommt die IT-Lösung aus Überzeugung auch intern im täglichen Büroalltag zum Einsatz. 2011 übernahm das Unternehmen darüber hinaus die Weiterentwicklung der aus den USA stammenden Lösung. Nach einem kurzen Gespräch und Agenturbesuch war Gisela Blaas schnell von den Vorteilen von PressFile überzeugt. Denn sie fand ein fundiert entwickeltes und ausgereiftes Produkt vor. „Vor allem der Punkt der ‚gelebten Alltagstauglichkeit’ war für mich ausschlaggebend. Dazu kam noch der klare Fokus auf die PR-Branche sowie die ständige Weiterentwicklung.“ Seit Anfang dieses Jahres setzt sie das webbasierte Tool ein und hat den Systemwechsel bisher keine Sekunde lang bereut. Ihren neuen Helfer schätzt die Agenturchefin von Tag zu Tag mehr. „Ein erster großer Vorteil von PressFile ist für mich die Personalisierungsoption beim Aussenden. Sie ist schnell umzusetzen und hat sich sehr zügig positiv bemerkbar gemacht. Denn trotz einer Vielzahl von Empfängern kann ich jetzt jeden einzelnen mit einer persönlichen Anrede adressieren. Da ich mit den meisten Journalisten bereits seit Jahren in Kontakt stehe, hat sich hier oft ein Vertrauensverhältnis aufgebaut. Das spiegelt sich auch in den E-Mails wieder. Im Programm lege ich nun die Anrede einmalig vor dem Versand fest, spare dadurch bei künftigen Aussendungen Zeit und wahre damit die Etikette. Übersichtliche, von mir zusammengestellte Verteiler ermöglichen mir einen schnellen Versand zu jedem Anlass. Begeistert hat mich zudem die Möglichkeit Kontakte mit Schlagworten zu versehen. Verteilerübergreifend kann ich so alle relevanten Adressaten über die Auswahl eines gemeinsamen Schlüsselwortes erreichen. Das spart mir wirklich viel Zeit“, freut sich Gisela Blaas.
Je kleiner der Empfängerkreis, desto wichtiger der passende Versand
Die Datenbank der Kommunikationsagentur Com.Sense enthält momentan rund 1.100 Kontakte. Diese werden zwar nicht alle regelmäßig, aber bei Bedarf genutzt. Deswegen taucht nicht jeder Kontakt in jeder Empfängerliste auf. Mit PressFile lassen sich allerdings auch selten genutzte Kontakte schnell bedienen und aktualisieren. Durchschnittlich verschickt Gisela Blaas zwei bis drei Aussendungen pro Woche in Form von Anwenderberichten, Pressemitteilungen und Einladungen. Dank der integrierten Protokollierungsfunktion bietet ihr die Software jederzeit die Möglichkeit zu sehen, wann und in welcher Form der letzte Kontakt stattgefunden hat. “Ich finde das Design von PressFile sehr übersichtlich und es ist praktisch, dass es für jeden Kontakt ein Anmerkungsfeld gibt. Da ich mir gerne persönliche Notizen zu einer Person eintrage, erleichtern mir diese Informationen den Gesprächseinstieg, wenn ich mich zum Beispiel nach längerer Zeit wieder bei einem Redakteur melde. Dank der übersichtlichen Aufteilung habe ich dann beim Telefonat trotzdem alle Informationen nebeneinander auf einmal im Blick, ohne das Fenster wechseln zu müssen“, schwärmt Gisela Blaas über die Funktionalitäten von PressFile. Sie ergänzt: „Außerdem besteht jetzt endlich für mich die Möglichkeit, Verteiler unkompliziert und übersichtlich zusammenzustellen. Alle Medien, Adresslisten und Kontakte kann ich nun zeitsparender pflegen und verknüpfen. Es gefällt mir sehr, wieder Herrin über meine Daten zu sein.“
Den Formatierungsmöglichkeiten für Aussendungen stand sie anfangs allerdings mit gemischten Gefühlen gegenüber: „Für mich hat es Vor- und Nachteile. Durch die eher strikten Vorgaben in den alten Lösungen hatte ich das Gefühl, als Nutzer mehr geführt zu werden. Gleichzeitig ergibt sich aber nach einer kurzen Einarbeitungszeit nun für mich die Chance, individueller auf die Layout-Wünsche meiner Empfänger eingehen zu können. PressFile bietet hier vielfältige Möglichkeiten der Formatierung, in etwa vergleichbar mit einer E-Mail. Durch das intuitive Design, gepaart mit einer qualifizierten Einweisung, hielt sich für mich jedoch die benötigte Einarbeitungszeit in Grenzen.“ Da die Lösung webbasiert ist, hat sich für die Agenturinhaberin zudem die Flexibilität bei der Arbeit erhöht. „Der Zugriff auf meine Daten ist damit auch problemlos von unterwegs aus möglich. Zudem kann ich Aussendungen im Voraus planen und speichern. PressFile versendet sie dann zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt auf die Minute genau automatisch“, resümiert Gisela Blaas die ersten Erfahrungen mit ihrer neuen Lösung.
Clipping-Management inklusive wichtiger Kennzahlen
Gisela Blaas selbst beschreibt sich als ein „Kennzahlen-getriebener Mensch mit großem Interesse an neuen Technologien“. Als Agenturinhaberin ist es ihr wichtig, dass alle Ergebnisse ihrer Arbeit messbar sind. Auch in diesem Punkt kommt ihr PressFile sehr entgegen, denn jedes Clipping und jede Veröffentlichung kann zusammen mit den wichtigsten Kennzahlen abgelegt werden. „Per Knopfdruck erhalte ich eine Übersicht, die meinen Kunden auflistet, wie viele Menschen ihre Meldung erreicht“, erzählt sie. Wichtige Kennzahlen ihrer Auswertungen mussten früher zusätzlich in Excel-Tabellen eingetragen werden, da keine Möglichkeiten vorhanden waren, um diese innerhalb des Programms zu ergänzen. Mit PressFile kann sie Veröffentlichungen und Kennziffern in einer Lösung für eine möglichst vollständige Evaluation ihrer Arbeit organisieren. Bei Bedarf erstellt sie auf Knopfdruck eine Übersicht für den Kunden und untermauert so die Erfolgsbilanz ihrer Arbeit. In der Summe hat sich für Gisela Blaas der abermalige Systemwechsel gelohnt: „Ich habe das Gefühl, nun endlich dort angekommen zu sein, wo ich von Anfang an hinwollte. Meine Arbeitsprozesse sind nun einfacher und zeitsparender. Alles in allem kommuniziere ich nun qualitativ hochwertiger und verfüge über ein besseres Kontaktmanagement mit mehr Möglichkeiten bei der Personalisierung und Auswertung.“
