Der Pressemitteilungsversand per E-Mail war jahrelang simpel. Text schreiben, Word-Dokument anhängen, abschicken. Doch dieses Prinzip stößt, nicht erst seit heute, an seine Grenzen. Wer Word-Dateien an Redaktionen verschickt, riskiert, dass seine Nachricht den Posteingang nie erreicht.
Spam-Filter blockieren Word-Anhänge
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Dem Spam- und Phishing-Report des Sicherheitsunternehmens Kaspersky zufolge war im Jahr 2025 nahezu jede zweite E-Mail im globalen Verkehr Spam. Insgesamt wurden über 144 Millionen schädliche und potenziell unerwünschte E-Mail-Anhänge blockiert, was einem Anstieg von 15 Prozent im Vergleich zum Vorjahr entspricht. Spam-Filter sind entsprechend sensibel geworden und bewerten Dateianhänge häufig als potenziellen Risikofaktor. Auch Word-Dokumente sind davon betroffen, denn Office-Formate werden seit vielen Jahren für die Verbreitung von Schadsoftware missbraucht, weshalb sie von zahlreichen Filtern automatisch als potenziell gefährlich eingestuft werden. Bereits ein einzelner Word-Anhang kann die Zustellrate negativ beeinflussen und dazu führen, dass eine E-Mail im Spam-Ordner landet, noch bevor Journalistinnen und Journalisten sie zu Gesicht bekommen.
Für PR-Agenturen und Pressestellen heißt das: Eine Pressemitteilung, die sorgfältig formuliert und an Dutzende Redaktionen geht, landet massenhaft ungelesen im Spam-Ordner.
Ein Umweg über die Cloud löst das Problem nicht
Es wäre naheliegend, das Dokument in der Cloud zu speichern und den Link zu versenden. Dropbox und Google Drive klingen praktisch. Problematisch wird es jedoch, wenn lange, kryptisch wirkende URLs entstehen oder wenn der Link über eine Domain läuft, die nicht zur Absenderorganisation passt. Solche Konstellationen können die Bewertung durch Spam-Filter negativ beeinflussen, insbesondere wenn zusätzlich weitere Risikofaktoren vorliegen. Auch vermeintlich sichere Direktdownload-Links werden teilweise kritisch bewertet, da sie für den Empfänger nicht immer transparent machen, wohin sie führen. Außerdem führt ein solcher Link ins Leere, sobald die Datei verschoben oder gelöscht wird.
Was wirklich funktioniert
Am einfachsten und zuverlässigsten ist es, die gesamte Pressemitteilung direkt im E-Mail-Text unterzubringen. Für Journalisten ist es ohnehin die angenehmste Variante: Der Text ist sofort lesbar und lässt sich per Copy-and-Paste in Sekunden weiterverarbeiten. Der ursprüngliche Vorteil von Word-Dokumenten lag genau in dieser einfachen Weiterverarbeitung. Der Text ließ sich direkt kopieren, während PDFs früher ohne entsprechende Software oft gar nicht erst geöffnet werden konnten und das Herauskopieren von Text häufig an Umlauten oder Trennstrichen scheiterte. Mit steigenden Sicherheitsanforderungen verliert dieser Vorteil jedoch zunehmend an Bedeutung.
Auch ein PDF-Link ist keine sichere Alternative, denn auch diese Links werden von Spam-Filtern zunehmend kritisch bewertet, da sie regelmäßig für Phishing-Angriffe missbraucht werden. Das gilt auch für Bildanhänge, die als große Dateien nicht nur den Spam-Score erhöhen, sondern wegen Dateigrößenlimits oft auf ein oder zwei Motive beschränkt bleiben müssen. Empfehlenswert ist daher ein Verweis auf eine zentrale, dauerhaft gepflegte Seite. Solche Links wirken vertrauenswürdiger und sind für Spam-Filter leichter einzuordnen. Gleichzeitig behalten Empfänger die Kontrolle darüber, welche Inhalte sie aufrufen. Die sicherste Lösung ist daher ein zentraler Newsroom, der alle Inhalte dauerhaft bündelt und über einen klar erkennbaren, vertrauenswürdigen Link erreichbar macht.
Entscheidend ist jedoch, dass Spam-Filter immer strenger werden, die Zeit in den Redaktionen knapper. Wer seine Pressemitteilungen direkt im E-Mail-Text, klar strukturiert und mit allen notwendigen Informationen bereitstellt, steigert die Zustellrate und verringert den Aufwand für die Empfänger. Ein zentraler Newsroom ergänzt diesen Ansatz, indem er alle Inhalte dauerhaft bündelt und leicht zugänglich macht. Der PressFile Newsroom bietet genau das: eine zentrale Anlaufstelle, auf der Pressemitteilungen, Bildmaterial und Presseinformationen langfristig verfügbar sind, mit einem einzigen, vertrauenswürdigen Link geteilt werden können und damit für einen professionellen Auftritt sorgen.
Denn die beste Pressemitteilung ist die, die auch tatsächlich gelesen wird.
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