09.05.2018 12:56

PressFile und die DSGVO


Grundsätzlich befreit Pressefile die Anwender nicht vom Aufbau und der Dokumentation der entsprechenden internen Abläufe entsprechend der in der DSVGO festgelegten Vorgaben. Mit unserer PR-Software sind Sie aber gut auf die DSVGO vorbereitet:

  • alle Mitarbeiter arbeiten mit einer zentralen und cloudbasierten Datenbank, standortübergreifend am Arbeitsplatz, unterwegs oder im Home-Office
  • PressFile arbeitet nach dem „Named User“-Prinzip: Damit ist jederzeit transparent nachvollziehbar, was welcher Mitarbeiter wann mit wem kommuniziert hat
  • Änderungen an Presseverteilern oder die Löschung einzelner Adressaten erfolgen zentral und gelten damit sofort für alle User. All diese Maßnahmen können in der Kontakthistorie und/oder über die Vergabe von Schlüsseln im Sinne der DSVGO dokumentiert werden – das gilt auch für erteilte „Einwilligungserklärungen“.
  • der Zugriff auf gelöschte Kontakte ist auch im Backup gesperrt (Sperrung auf Zugriff)
  • es erfolgt kein Tracking von personalisierten E-Mails an Pressevertreter
  • Logging aller Mail-Versände


Wir gehen davon aus, dass die Kommunikation in der Medienarbeit im Regelfall dem „berechtigten Interesse“ im Sinne der DSVGO unterliegt. Dieses wird beispielsweise belegt durch

  • die Dokumentation der bestehenden Beziehung zum jeweiligen Pressekontakt in der Kontakthistorie
  • die Dokumentation von Veröffentlichungen, die im Clipping-Management von PressFile den jeweiligen Redakteuren zugeordnet werden
  • den Einsatz von kleinen, themenbezogenen und zielgruppenscharfen Presseverteilern. Diese können mit PressFile bei Bedarf mit anderen für den jeweiligen Versand kombiniert werden. Massenverteiler gehören damit der Vergangenheit an.


PressFile wird bei dem Business-Anbieter myLoc managed IT AG gehostet. Alle myLoc-Rechenzentren stehen in Deutschland und sind durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem geschützt. Dies beginnt bei der vollständigen Umzäunung des Geländes und endet an der Absicherung von Racks und Cages mit einem individuellen Zahlencode.

Übersicht Datacenter myloc managed IT: https://www.myloc.de/rechenzentrum-duesseldorf.html