18.08.2011 09:00

Arbeiten mit Pressefotos leicht gemacht

Kommunikationsagentur verwaltet Ihre Mediadateien mit Managementlösung von mediamid


Pressefotos, Texte oder PDF-Dateien – bei Dienstleistern im Marketing- und PR-Bereich fallen täglich große Mengen an Mediendateien an. Um Zeit und Ressourcen zu sparen, verwaltet die PR-Agentur Press’n’Relations ihre Mediendateien nun mit der professionellen Media Asset Management Lösung AMID PR. Das System ermöglicht nicht nur den zentralen Zugriff auf Bilder und jegliche Dateien, sondern bietet auch einfach zu bedienende Such- und Bearbeitungsfunktionen. Über einen Gastzugang können Journalisten zudem Medien direkt abrufen.

Press?n?Relations betreut mit 18 Mitarbeitern an fünf Standorten im D-A-CH-Raum Unternehmen aus den Branchen IT, Energie- und Umwelttechnik, Anlagen- und Maschinenbau sowie auch Beratungsunternehmen. Das Leistungsportfolio der Agentur umfasst die gesamte Unternehmenskommunikation inklusive Strategieberatung, Media Relations und Presseveranstaltungen. Zu den Kunden der Agentur zählen unter anderem Wilken, Guardus, Soreco, Infoniqa Group, Aon Hewitt, Nilfisk-ALTO oder Wieland.

Zentrale Medienverwaltung
Als Kommunikationsagentur arbeitet Press’n’Relations mit einer ständig wachsenden Menge von Pressefotos, Texten, Presse-Clippings, Videos, Präsentationen und ähnlichen Dokumenten. Diese Dateien werden in unterschiedlichen Formaten und an den verschiedenen Standorten der Agentur generiert, verwendet und abgelegt. „Bisher hatten wir alle Fotos, Texte, PDFs und Videos auf den jeweiligen lokalen Servern unserer Niederlassungen gespeichert. Wenn etwa ein Mitarbeiter in Ulm ein Pressefoto eines gemeinsamen Kunden der Agentur benötigte, das in Wien abgespeichert war, musste er dieses Bild bei den dortigen Kollegen anfragen und sich per E-Mail schicken lassen. Diese umständlichen Prozesse waren zeitraubend und ineffizient“, beschreibt Uwe Pagel, Geschäftsführer der Press’n’Relations GmbH, die Ausgangslage. „Wir suchten daher nach einer passenden Lösung, die uns einen zentralen und einfachen Zugriff auf sämtliche Medien ermöglicht und zudem eine intelligente Suche sowie die Bearbeitung solcher Dateien unterstützt. Zusätzlich sollte es möglich sein, mithilfe eines Gastzugangs zum System auch Personen außerhalb der Agentur – wie etwa Journalisten – den Zugriff auf die verwalteten Dateien – beispielsweise Pressefotos – zu gestatten“, fügt Pagel hinzu.

Einfache Bedienung gesucht
Auf der Suche nach einem Anbieter, der die geforderten Funktionalitäten flexibel und zu vernünftigen Konditionen umsetzen konnte, stieß Press’n’Relations auf das Wiener Unternehmen mediamid. Auf Basis seiner umfassenden Media Asset Management Lösung „M@RS 6“ erarbeitete mediamid gemeinsam mit der Agentur das Konzept einer branchenspezifischen Variante, die unter dem Namen „AMID PR“ den speziellen Anforderungen von Kommunikationsagenturen und verwandten Dienstleistern gerecht werden sollte. „Dabei standen Funktionalität und Flexibilität sowie die einfache Bedienbarkeit der Lösung im Mittelpunkt. Die Mitarbeiter sollten das System auch ohne aufwändige Schulung begreifen und einsetzen können. mediamid hat uns nicht nur mit fundiertem Branchen-Know-how überrascht, das Unternehmen konnte auch unsere Anforderungen professionell und zu überschaubaren Kosten umsetzen“, so Pagel zur Entscheidung.

Medien flexibel verwalten
„Da AMID PR vollständig webbasiert und damit auch standortunabhängig verfügbar ist, können nun alle Mitarbeiter der Agentur auf den gemeinsamen Bestand an Dateien zugreifen“, erklärt Pagel. Das System unterstützt die einfache Verwaltung und das schnelle Auffinden von Bildern, PDF-, Text-, Video- oder Audio-Files beziehungsweise auch Powerpoint-Präsentationen. Einzelne Datensätze können beliebig beschlagwortet werden, wodurch eine themenbezogene Suche möglich ist. „Die ausgewählten Medien lassen sich mit einer Leuchttischfunktion übersichtlich gruppieren und können der Zielperson über einen Download-Link zur Verfügung gestellt werden. Das spart Zeit, schafft freie Ressourcen bei unseren Mitarbeitern und vermeidet vor allem E-Mails mit hohen Datenmengen. Das wissen speziell die Journalisten zu schätzen, deren Mailboxen oft überquellen durch Nachrichten mit unnötig großen Anhängen“, so Pagel. „Derzeit haben wir mehr als 1.000 Mediendateien eingepflegt, die nun übersichtlich nach Kunden, Projekten oder Suchbegriffen geordnet aufrufbar sind. Möglich ist die Verwaltung von bis zu 30.000 Objekten. Besonders praktisch ist auch das ASP-Modell der Lösung, die wir einfach mieten, wobei die Bereitstellung von Infrastruktur und Services, wie Installation oder Administration, inklusive ist“, so Pagel zu den Vorteilen der Lösung.

Über Gast- und Kundenzugang direkt zum Pressefoto
Mit AMID PR kann die PR-Agentur den Redaktionen und Kunden nun nicht nur Bilder, Texte, elektronische Pressemappen oder komplette Pressespiegel per Download-Link zur Verfügung stellen. Es ist auch möglich, Journalisten bei Bildanfragen einen Gastzugang zu AMID PR zu gewähren. „Wenn ein Redakteur beispielsweise eine bestimmte Auswahl von Fotos benötigt, können wir ihm diese in Form eines Leuchttisches zur Verfügung stellen. Der Redakteur erhält damit den direkten Zugriff auf die einzelnen freigegebenen Dateien sowie sämtliche damit verbunden Informationen wie etwa Farbraum, Größe oder Urheber. Zusätzlich kann er gezielt nach ähnlichen Dateien suchen“, erläutert Pagel. „Mit dieser Funktion können wir noch einfacher und schneller auf Anfragen von Journalisten reagieren und diesen die gewünschten Mediendateien liefern. Das verschafft uns einen wertvollen Vorteil, den wir sowohl an unsere Kunden, aber auch an die Redaktionen weitergeben können“, resümiert Pagel. Inzwischen hat die Agentur das Medienportal mit ihrer Homepage verlinkt, so dass Redakteure selbstständig nach Bildmaterial von Press’n’Relations-Kunden recherchieren können.
Künftig will Press’n’Relations zudem seinen Kunden einen Direktzugang zum System ermöglichen. Dazu müssen sie nur weitere User über Press’n’Relations bestellen und kommen damit in den Genuss der günstigeren Konditionen, die die Agentur durch die bereits vorhandene User-Anzahl hat. Diese Benutzer erhalten dann über die Berechtigungssteuerung einen Vollzugriff auf „ihre Mediendateien“, also speziell auf das jeweilige Kundenverzeichnis. „Damit erhalten unsere Kunden ihr eigenes Media Asset Management System – völlig ohne Einführungs- oder Administrationsaufwand. Und wir vereinfachen die Kommunikation zwischen Agentur und Kunde in Sachen Datenaustausch drastisch“, beschreibt Uwe Pagel die Vorteile.

Weitere Informationen:
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PressFile ist ein Produkt des US-amerikanischen Softwareunternehmens Small Company mit Sitz in Miami und New York. Die ursprünglich FileMaker-basierte Anwendung wurde 2005 als webbasierte Lösung auf den Markt gebracht. Heute setzen zahlreiche Unternehmen weltweit auf PressFile, darunter FileMaker selbst, Sony Inc., die New York Public Library oder die Harvard University Press. Zu den Anwendern gehören aber auch zahlreiche PR-Agenturen in den USA und in Deutschland. Seit 2009 wird die PR-Lösung von der PressFile Europe GmbH auch im gesamten deutschsprachigen Raum vertrieben. Zielgruppe sind PR-Agenturen sowie Presseabteilungen, die unterschiedliche Presseverteiler adressieren und ihre Prozesse im Verteiler- und Kontaktmanagement optimieren wollen.